La gestion du courrier par les syndics : papier, électronique, solutions externalisées ?

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  • 23 avril 2018
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Le syndic de copropriété est amené à communiquer quotidiennement avec ses copropriétés. Le cadre légal fixe les règles mais quels peuvent être les moyens utilisés : courrier papier, électronique, solutions externalisées ?

Parmi les moyens utilisés, le courrier reste un point incontournable, marqué par un cadre légal mais ces dernières années ont vu se développer de nouveaux modes de gestion du courrier faisant appel aux technologies du web, ou encore des prestataires spécialisés dans ce domaine. Pour aller encore plus loin, certaines solutions logicielles proposées aux syndics intègrent également la gestion des courriers au sein même de leurs fonctionnalités de base.

Le cadre légal concernant les notifications

Il existe un cadre légal concernant les notifications que le syndic doit envoyer à ses copropriétaires dans la gestion de leur copropriété. Si les appels de fonds par exemple ou de travaux peuvent être envoyés par lettre simple, la convocation à l’assemblée générale ainsi que l’ordre du jour, doivent quant à eux être notifiés à l’ensemble de la copropriété par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour ce qui est du procès-verbal, sa notification doit être faite également par lettre recommandée dans un délai de 2 mois pour les copropriétaires opposants ou défaillants, de même pour les relances envoyées aux copropriétaires en situation d’impayé.

Depuis octobre 2015 la notion de dématérialisation est apparue et le décret n° 2015-1325 autorise que les notifications ainsi que les mises en demeure puissent être envoyées électroniquement.

Vers une dématérialisation des courriers

De plus en plus de syndics ont recours à l’envoi de courriers électroniques. Il peut s’agir de simples emails ou encore de Lettres Recommandées Electronique, l’équivalent électronique de la lettre recommandée avec accusé de réception.

Le recours à la dématérialisation fait gagner du temps et de la place car on n’a plus besoin de se déplacer au bureau de poste et de stocker physiquement les documents. De plus, l’utilisation du courrier électronique représente une réduction des charges de copropriété. C’est aussi une démarche de développement durable du fait de la réduction de l’empreinte énergétique associée à une baisse de consommation de papier et des contraintes liées à l’acheminement des courriers.

Une solution alternative : l’externalisation de la gestion des courriers

Certains syndics ont trouvé une solution alternative pour faciliter la gestion de leurs courriers aux copropriétaires : ils confient l’intégralité de ce dossier à des prestataires spécialisés. Ils sont une dizaine d’acteurs à se partager ce marché.
Le gestionnaire leur transmet un fichier d’adresses et le courrier qu’ils souhaitent envoyer et c’est le prestataire qui prend en charge l’édition, la mise sous pli, le tri, l’affranchissement et le dépôt en poste des courriers, qu’il s’agisse de lettres simples ou recommandées.
L’externalisation peut être encore plus poussée si elle est intégrée directement dans la plateforme de gestion du professionnel. C’est le cas de la solution du Groupe Kel qui propose dans le cadre de sa solution globale et 100% web « KEL Syndic 360 » un module dans l’interface du logiciel du syndic. Pour ce qui est du courrier par exemple, les utilisateurs de « KEL Syndic 360 » peuvent envoyer les appels de fonds à toutes leurs copropriétés en un seul clic seulement, la solution automatise alors tout le reste, à savoir :
> L’envoi automatique du courrier par le bon canal de distribution entre les copropriétaires ayant opté pour le courrier postal et ceux ayant choisi le courrier électronique

Courriers postaux : édition, mise sous pli, affranchissement, tri postal, dépôt en poste.
Courriers électroniques : édition, acheminement par email, envoi d’un sms de notification.
> La mise à disposition de chaque courrier

Sur l’extranet de chaque copropriétaire.
Dans l’interface propriétaire de la solution syndic.
> Le suivi des lettres recommandées

Suivi de chaque AR par le biais de son numéro et de sa preuve de dépôt.
Rattachement automatique de la preuve de réception.
> La facturation Agence

Edition automatique d’une facture à chaque copropriété concernée, contenant les frais d’affranchissement et d’acheminement du mois.
Enregistrement de la facture dans la comptabilité syndic.
Enregistrement du règlement de cette facture.
> La comptabilité Agence

Production d’un fichier de transfert des écritures comptables disponible pour l’import.
Edition d’un journal de vente.
Production d’un fichier concaténé de l’ensemble des factures générées du mois.

En d’autres termes, une intégration complète du process de courrier depuis sa création jusqu’à son suivi et sa facturation, sans que le syndic n’ait à quitter la plateforme et en quelques clics seulement.
Source : https://www.kel.fr/