La dématérialisation des recommandés c’est maintenant !

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  • 5 avril 2016
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Un pas de plus vers la dématérialisation électronique

L’Assemblée Nationale a adopté le 26 janvier le projet de loi pour une République numérique, dont un article crucial pour les sociétés utilisant régulièrement les lettres recommandées. Ce texte devrait passer devant le Sénat d’ici fin mai. L’objectif de cette loi est de favoriser l’usage de la lettre recommandée électronique, qui commence à être utilisée par les gestionnaires des cabinets de syndic de copropriété pour les diverses raisons précisées ci-dessous.

Tout d’abord les processus d’envoi étaient jusqu’à présent longs et fastidieux, les syndics de copropriétés expédiaient des documents qui pouvait être particulièrement volumineux et laborieux à préparer. Ces envois pouvaient représenter des heures de travail consacrées à l’assemblage des différents documents et pièces jointes, la mise sous pli, l’affranchissement, et le déplacement en Poste. Mais au-delà du caractère fastidieux, cette activité était surtout un poste de dépense important.

Grâce au décret 2015-1325 du 21 octobre 2015, les syndics de copropriété peuvent désormais envoyer ces documents par recommandé électronique, si le copropriétaire accepte ce type de transmission. La lettre électronique est bien plus économique que la lettre papier, sans considération du volume du dossier. Les copropriétaires sont également gagnants : plus de files d’attente pour récupérer les recommandés en Poste ! Ils sont désormais notifiés par e-mail et viennent récupérer le document sur la plateforme sécurisée avec leur code d’authentification.

Renforcer la transparence et la traçabilité

Favoriser le développement de la lettre électronique renforce surtout la transparence de communication des deux partis mais également sa traçabilité, sans oublier le côté pratique et économique pour l’expéditeur. Tout aussi bien que le recommandé classique papier, le recommandé électronique fonctionne avec une preuve de dépôt et un accusé de réception. Avantage de la lettre électronique : l’expéditeur est en plus notifié du téléchargement du document transmis. Les prestataires les plus avancés proposent un service complet en associant le recommandé papier et le recommandé électronique.

Quel que soit la méthode d’envoi, le gestionnaire est apte de prouver et garantir le contenu de son envoi pendant une durée de 3 ans grâce à l’archivage électronique. Avec ce type de service, l’archive d’un recommandé fait foi devant un tribunal et assure ainsi une transparence totale dans les échanges.

Attention toutefois au délai d’envoi en matière de convocation, le copropriétaire a 15 jours pour ouvrir sa lettre recommandée électronique ! Aussi, pour être sûr qu’il reçoive sa convocation même en cas de non ouverture de l’envoi électronique, mieux vaut lui envoyer également par le bon procédé papier de la Poste, mais en respectant alors le délai de 21 jours. Ainsi, la loi a créée le délai de convocation de 36 jours !

Plus économique et plus rapide que l’envoi classique, le recommandé électronique change néanmoins la vie des syndics et de leurs employés en leur permettant de se consacrer sur l’essentiel de leur métier.